I det daglige vokabularet er uttrykket "Alt går etter planen". Det betyr at alt skjer som ment, uten den minste overraskelse eller overraskelser. Men hvorfor er dette så viktig? Hvorfor trenger du en handlingsplan? Hva er det Er det mulig å oppnå målene uten en forutbestemt handlingsplan? Er det bare en plan som er nødvendig for arbeidsoppgaver, eller er det uerstattelig i livet? Hvordan lære å planlegge din tid? Er det vanskelig å gjøre? Er det effektive teknologier? Vi planlegger de neste ti minuttene for å bli kjent med dette problemet.
Hva er en plan?
En plan er en bevisst handling som er nødvendig for å oppnå målene som er satt innenfor fristen. Sammendrag består utarbeidelsen av planen av følgende komponenter:
- Målinnstilling - innstilling av mål;
- Design - et handlingsprogram;
- Variantdesign - et utvalg av flere ideer;
- Frist - tidsfrister;
- Definisjon av ressurser - det som trengs, hvor skal man få det
- Bestemmelse av utøvere - hvem skal utføre oppgaven
- Fiksering av resultater - å lage en modell, plan eller prosjekt.
For eksempel ønsker et firma å markedsføre en ny produktlinje. Til å begynne med formulere mål og mål. Lag skisser av et eksemplarisk handlingsprogram, definere strategi og taktikk. Deretter angi frister for oppdraget, alle dets undergrupper. Deretter søker de etter de nødvendige ressursene, deres kilder, og bestemmer også de ansvarsområder som enkelte artister har ansvar for. Til slutt registrerer de tanker på et fysisk medium (papir eller digitalt dokument), og begynner å implementere dem. Denne ordningen er forenklet, siden det finnes ulike typer planlegging. Implementeringen innebærer oppfyllelse av visse spesielle krav.
Hvilke typer plan forberedelse er der?
Planleggingstypen er omfattende, varierende i omfang, tidsplan, objekter, innhold, dybde, forpliktelse, rekkefølge, regnskap, områder, koordinering av planleggingsbeslutninger. Faktisk er alt ganske enkelt og logisk. Så planene er:
- Etter omfang:
- Generelt - ta hensyn til alle detaljer i oppgaven;
- Delvis - Beskriv spesifikke elementer.
- Når det gjelder implementering:
- Langsiktig - innebærer en utviklingsstrategi for en periode på mer enn 5 år.
- Mellomfristet - span en periode fra ett år til fem år;
- Kortsiktig - løse aktuelle problemer (opptil 1 år).
- Av objekter:
- Planlegg mål - målinnstilling;
- Plan for midler - definisjonen av budsjett og utstyr;
- Executive plan - ansettelse av ansvarlig;
- Programplan - Utvikling av passende programmer;
- Handlingsplan - forstå innsatsen som kreves.
- I henhold til innholdet:
- Taktisk plan - betingelsene for å nå målene;
- Strategisk plan - hovedretningen til arbeidet;
- Operasjonell kalenderplan - spesifikasjon og innstilling av tidsfrister;
- Forretningsplan - regner med alle indikatorer som spiller en rolle i å nå målet.
- Avhengig av dybden:
- Samlet - ta hensyn til de generelle parametrene;
- Detaljert - Beregn alle mulige detaljer.
- Ved forpliktelse:
- Obligatorisk (direktiv) - strengt foreskrevet;
- Valgfritt (indikativ) - ganske anbefalende.
- Avhengig av rekkefølgen på utførelse:
- Bestilt - krever sekvensiell utførelse;
- Ekstraordinær - vises som nødvendig;
- Glidende - foreslå muligheten for forlengelse.
- Ved regnskapsdata:
- Hard planer - obligatorisk overholdelse av alle regler;
- Fleksible planer - evnen til å avvike fra et gitt kurs
- Stramt fleksible planer - kombinasjonen av fleksible og stive planer.
- Ved søknad:
- Markedsføring - definere den globale strategien i selskapet;
- Finansiell forståelse av den økonomiske komponenten;
- Produksjon - gir materiell og teknisk base;
- Forskning - dannelsen av det grunnleggende konseptet;
- Individuell strukturering personlig ytelse.
- Ved koordinering i tid:
- Samtidige planer - bestå av en enkelt fase;
- Sekvensielle planer - finner sted i tilfelle en lang prosess bestående av separate stadier.
De listede typer planene er i de fleste tilfeller universelle og kan brukes både for bedriftens formål og for å forbedre personens personlige effektivitet. For eksempel kan de brukes til å lage en daglig plan. Hva er det La oss snakke videre.
Hva er dagplanen?
Dagens plan - en gjennomtenkt rekke handlinger for dagen fremover. Planlegging eksperter anbefaler å gjøre det to ganger. Første gang - om kvelden og andre - om morgenen, med tanke på mulige endringer.
Det er best å huske på fysiologiske egenskaper hos en person, for å ta hensyn til daglige biorhymermer. For eksempel aktiveres hjernevirksomhet fra kl. 10.00 til 12.00. I løpet av denne perioden kan du planlegge de viktigste oppgavene.
Videre energi faller. Det skal fylles på under lunsj. Deretter er det nødvendig å la kroppen slappe av, hvile. Fra klokken 14.00 til 16.00 er det en reaktivering av intellektuell og kreativ aktivitet. På dette tidspunktet er det hensiktsmessig å holde møter eller brainstorm.
Nærmere til 17.00 er det en topp fysisk kondisjon. Det er tilrådelig å bruke denne tiden til sport eller utendørsaktiviteter. Deretter følger middag, avslapping.
For å forstå de mest produktive tidsintervaller, er det lettere å male viktige oppgaver for denne gangen for å kunne gjennomføre det så effektivt og effektivt som mulig.
Planleggingsmetoder
Blant de mange alternativene for å utarbeide planer, er det flere av de mest effektive, som er spesielt populært av støttespillere av tidsstyring:
- ABC planlegging;
- Eisenhower Matrix;
- Gantt diagram;
- SMART planlegging;
- GTD teknikk.
Disse metodene kan brukes separat eller kombinert med hverandre. Hver av dem er effektiv i å løse spesifikke problemer, med fokus på et bestemt aspekt av planlegging. For eksempel valg av prioriteringer, målstilling eller bestillingssaker.
ABC Planlegging
Denne metoden for å utarbeide planer er delvis sammenlignbar med Pareto-regelen, hvorav 20% av anstrengelsen gir 80% av resultatet og omvendt. Hvis du lærer å identifisere de mest produktive områdene, vil de gi "løvenes andel" av suksess. Så, ABC-metoden er basert på prioritering, i henhold til deres betydning:
- A - de viktigste oppgavene (som regel er det ikke mer enn 15% av dem, men de gir ca 65% av resultatet);
- B - saker av gjennomsnittlig betydning (det er omtrent 20%, og effektiviteten av implementeringen er innen 20%);
- C - ikke viktige oppgaver (gi 15% suksess når de fylles 65% av tiden).
Etter å ha bestemt seg og konsentrert sin innsats for utførelsen av oppgaver fra kategori A, forbedrer en person sin personlige eller arbeidsmessige effektivitet, siden han bruker mindre tid på ubrukelig arbeid.
Eisenhower Matrix
Effektiv planlegging, basert på et utvalg av prioriteringer, som ble oppkalt etter den amerikanske kommandøren og presidenten, Dwight David Eisenhower. I henhold til denne metoden må planene utarbeides basert på sakens betydning og hastighet. Grafisk ser det ut som en kvadrant delt inn i fire deler:
- Viktige, presserende oppgaver - utviklingssektor;
- Viktige, ikke haster oppgaver - et torg med nødvendige saker;
- Ikke viktig, haster oppgaver - sone "rutine";
- Ikke viktig, ikke haster oppgaver - tidsforsinkingssone.
De to første punktene utgjør en sone med vekst og suksess. Den tredje og fjerde kjører folk til rutinen. Derfor er det bedre å unngå dem når de planlegger, og mestrer evnen til å delegere slike oppgaver.
Gantt-diagram
En god måte å visualisere hva som er planlagt, er å lage et Gantt-diagram. Kjernen i metoden består i bygging av baner som viser individuelle oppgaver, etterfulgt av deres plassering langs tidsaksen. Bruken av kolonnediagrammer (histogrammer) for gjennomføringen av deres planer ble foreslått av en amerikansk ingeniør og en spesialist innen vitenskapelig ledelse - Henry Lawrence Gantt.
Denne metoden fungerer i tillegg til andre teknologier, slik at du visuelt kan overvåke alle stadier av prosjektgjennomføring, samt forstå effektiviteten av innsatsen.
SMART planlegging
Det refererer heller til målområdet, men uten riktig mål er en god plan umulig. Ifølge denne teknologien skal alle mål analyseres av hovedkriteriene:
- Spesifikke - konkrethet;
- Målbar, målbar;
- Oppnåelig - nåbarhet;
- Relevant - sammenlignbarhet med andre oppgaver;
- Tidsbegrenset - tidsbegrenset.
Hvis målet oppfyller disse kravene, vil den videre utviklingen av planen ikke føre til alvorlige vanskeligheter, siden suksess vil bli lagt i begynnelsen av dette arbeidet.
GTD teknikk
Den opprinnelige metoden utviklet av amerikansk ekspert og tidskonsulent David Allen. Forkortelsen GTD står for "å bringe ting til ferdigstillelse." Denne teknologien gir en klar algoritme for handlinger for å organisere livet ditt. Anbefalinger begynner med riktig organisering av arbeidsplassen. I fremtiden er det nødvendig å strømlinjeforme alle dine saker og planer, lage lister ved hjelp av en kalenderplanlegger:
- Følgende handlinger dekker nærtidsperioden;
- Prosjekter - oppgaver som utføres i lang tid;
- Utsatt - del av autoritet delegert til noen;
- Ikke obligatorisk - vage saker for en gang.
I henhold til GTD-metoden, for vellykket planlegging er det nødvendig å svare på følgende spørsmål:
- Hvilket mål skal oppnås?
- Hvordan vil det bli implementert?
- Hva er veien å flytte for å oppnå det?
Etter å ha strømlinjeformet sine oppgaver og besvare de oppgitte spørsmålene, blir det mye lettere for en person å utarbeide en egnet handlingsplan og implementere den.
Hva er en planleggingsfeil?
Uansett hvor feil planen kan se, uansett, det kan ikke forsikres mot feil. Deres essens ligger i en altfor optimistisk tilnærming til prognoser. Et slående eksempel er arbeid som tar en og en halv time i stedet for de planlagte 60 minuttene. Både individuelle og kollektive planer er gjenstand for tilsvarende unøyaktigheter.
Hovedårsakene til feilene:
- Utilstrekkelig bruk av tidligere erfaring;
- Tendensen til å gi ønske om virkelighet;
- Tendensen til å argumentere tidligere forsinkelser utelukkende av eksterne faktorer;
- Unøyaktigheter i vurderingen og oppfatningen av tid;
- Overflate holdning til oppgaven.
I tillegg til å kaste bort tid, er feil i planene fulle av tap av økonomiske eller produksjonsressurser, eller til og med gjennomføringen av oppgaven blir utspurt. Derfor anbefales det at du legger inn en bestemt "reserve" av tid og krefter, slik at du kan manøvrere ved uforutsette omstendigheter eller justering av oppgaver.
Uansett hvor alvorlig oppgaven er, vil det kreve en plan for gjennomføringen. Uansett hvilken skala det vil bli, på hvilke medier som skal registreres. Det viktigste er å oppfylle alle nødvendige krav til utarbeidelsen, inkludert prognosen for nødvendige anstrengelser og ressurser. Det er mange metoder for å gjøre dette, så du bør nøye lese hver for å velge den som passer individuelt.
