Svært ofte kan du høre hvordan noen mangler mye tid. De ville klare å gjøre alt hvis det var to eller tre timer på en dag. Samtidig er det mennesker som rolig forvalter oppgavene deres, og selv klarer å hjelpe andre. Hvorfor så? Tross alt, den første og andre i dag i 24 timer. Tidshåndtering svarer på dette spørsmålet. Hva er det Hvordan kan du lære å klare din tid? Er det effektive metoder som bidrar til å leve rasjonelt og jobbe produktivt?
Hva er tidsstyring?
Tidshåndtering er kunsten til tidsstyring. Det inkluderer metoder for målstilling, planlegging, kontroll, motivasjon, riktig prioritering. Du kan vurdere tidsstyring som en hel rekke teknikker for å forbedre personlig effektivitet. Det er vanlig å diskutere ikke tidsstyringsverktøy, men metoder for målinnstilling, motivasjon, delegering, etc.
I strukturen av denne undervisningen skiller seg ut fire hovedblokkersom utgjør "stigen" for tidsstyring, basert på sammenligning med turen:
- effektivitet - Svar på spørsmålet "hvordan går du?"
- av teknologi - gi en forståelse av "hva skal du gjøre?"
- strategi - hjelper til med å planlegge "hvor skal du gå?"
- filosofi - gir mening, svarer "hvorfor gå?"
Planlegg ditt liv riktig fra fjerde blokk "Hvorfor?" til det første elementet "Hvordan?"
Dette er et av hovedpoengene i tidsstyring - å velge et globalt mål. Videre forstå retningen for implementeringen. Deretter bestemme prestasjonsmekanismene. Forstå hvilke verktøy som trengs for å gjennomføre alle planlagte trinn.
Selve meningen med en slik oppgave er å rasjonalisere arbeidet, fordi effektiviteten av hele prosjektet er avhengig av riktig målstilling og planlegging.
Fremveksten og dannelsen av tidsstyring
Ordet tidsstyring dukket opp på 70-tallet av det tjuende århundre. Ifølge populær tro er forfatteren en forretningsmann fra Danmark Klaus Möller. Han tilbød en notatbok "Time Manager", som ble prototypen til arrangøren.
Personlig, når grunnlaget for tidsstyring ble født, er det umulig. Det kan hevdes at forsøk på å kontrollere personlig tid ble gjort i det gamle Roma. Den første skriftlige kilden er notatene til Lucius Seneca adressert til en av de romerske patrikerne. Han anbefalte å engasjere seg i tidsregnskap, overvåke bruk, evaluere livet ditt. Seneca påpekte behovet for forretningsplanlegging, og tilbyr å gjøre dette hver morgen. Den romerske filosofen understreket også viktigheten av å sette prioriteringer for å tilbringe tid med maksimal nytte.
Sannsynligvis forståelsen av tiden involvert i andre sivilisasjoner i antikken, fordi folk overalt møtte de samme oppgavene og utfordringene. I en mer moderne form ble tidsstyring dukket opp i midten av det 18. århundre og var tidsbestemt for utviklingen av den industrielle revolusjonen.. Med advent og massespredning av planter og fabrikker ble menneskelig arbeid mindre og mindre avhengig av naturlige faktorer. Derfor er det mulig å strømlinjeforme arbeidsflyter.
Ideene til tidsstyring røde linje gjennom livet til mange fremtredende mennesker. For eksempel påpekte den italienske forfatteren og læreren Leon Battista Alberti, som bodde i renessansen, i hans verk betydningen av tidsstyring. Han fokuserte på behovet for å strømlinjeforme saker, samt daglig planlegging. Den ideologiske inspirasjonen til "tidsledere" i sin tid var Isaac Newton, som klart strukturerte prinsippene for universets struktur. Ideene som ble foreslått av ham, led mange samtidige til å tenke på å strømlinjeforme deres liv.
En av de mest fremtredende tilhørerne av tidsstyring var Tysk filosof Immanuel Kantsom forbedret tidsplanen i en slik grad at naboene sjekket klokken på den.
Amerikansk politiker Benjamin Franklinsom ga verden den kjente setningen "Tid er penger", holdt en personlig dagbok, og derved oppnådde betydelige høyder av selvkontroll. Franklins enkle og effektive anbefalinger danner grunnlaget for mange populære tidshåndteringsopplæringer.
En betydelig rolle i utviklingen av tidsstyring ble spilt av en amerikansk ingeniør. Frederick Taylorsom lagde grunnlaget for moderne ledelse og den vitenskapelige organisasjonen av arbeidskraft (IKKE). Taylorismen, som en ledelsesteori, hadde en konkret innvirkning på å øke produktiviteten.
Det er umulig å ikke huske den italienske økonomen Wilfredo Pareto, som formulerte det verdensberømte tidsstyringsprinsippet "20:80". Det deklareres på denne måten: 20% av innsatsen gir 80% av resultatet og omvendt. Hvis du definerer dette veldig "tjue", kan du øke personlig effektivitet betydelig.
Ikke mindre signifikant er bidraget fra den 34. president i USA. Dwight David Eisenhower, som utviklet en veldig praktisk metode for prioritering, kalt "Eisenhower matrisen". Han foreslo å dele alle sakene, i henhold til deres betydning og haster. Det er fire typer oppgaver:
- Viktig, presserende;
- Viktig, ikke presserende;
- Ikke viktig, presserende;
- Ikke viktig, ikke haster.
Å være oppmerksom på de to første typene, og unngå den tredje eller fjerde, vil en person lære å bruke tiden sin mer effektivt.
Over tid begynte tidsstyrte tidsstyringsflyt å dukke opp. For eksempel, tidsstyring for kvinner, for menn, for forretningsmenn, for studenter, for skolebarn, etc.
Populære tidsstyringsforfattere i det 21. århundre: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande og andre. Deres bøker har lenge blitt skrivebord for tidssjefer rundt om i verden. Vi vil diskutere hovedidéene i denne retningen videre.
Time Management Tools
De grunnleggende prinsippene for tidsstyring gjelder hovedsakelig relaterte emner:
- Målinnstilling;
- planlegging;
- Prioriteringer;
- motivasjon;
- Delegasjon.
De er logisk sammenkoblet med hverandre, og kompletterer det samlede bildet av rationell tidbruk.
Målinnstilling
Målet er hovedmålet, som gjør at du ikke kan avvike fra den valgte ruten. Målinnstilling er den grunnleggende avhandlingen av tidsstyring, noe som bidrar til å forutse tidsbesparelser før arbeidet påbegynnes.
Oftest er det en målinnstillingsmetode kalt SMART. Denne forkortelsen betyr oppfyllelse av følgende kriterier for å velge et mål:
- Concreteness (Specific) - En klar forståelse av forventet resultat;
- Målbar (Målbar) - En kvantitativ eller kvalitativ vurdering;
- Reachability (Achievable) - evnen til å utføre oppgaven;
- Relevant - behovet for implementering;
- Tidsbegrensninger - tidsramme-definisjon.
Hvis dette målet tilsvarer SMART-prinsippet, vil det være mulig å oppnå det med størst mulig innsatsøkonomi.
planlegging
Fraværet av en plan eller strategi har ødelagt mange lovende foretak. I tillegg til bevissthet om målet, bør det forstås og hvilke "skritt" som er nødvendige for gjennomføringen. I tillegg er det ønskelig å kontrollere de oppnådde resultater.
Mange planleggingsmetoder har blitt oppfunnet, men i tidsstyring anses en av de mest populære å være rigid fleksibel planlegging. Det anbefales å planlegge ikke mer enn 60% av dagen, og etterlate 40-50% av timeplanen for uforutsette situasjoner. Det er ønskelig å skissere de viktigste oppgavene, samtidig som det legges en slags "reserve" for en rekke force majeure. Dermed vil det være mulig å unngå negative følelser fra ikke å oppfylle eller justere planene dine. Lagring i ro i sinnet er en av toppledelsens prioriteringer.
prioritering
Prioritet er rekkefølgen der ulike oppgaver utføres. Ifølge loven, kalt "Miller's lommebok", kan en persons minne holde 7 ± 2 elementer. Dette betyr at en normal person enkelt kan klare fra 5 til 9 forskjellige saker, inkludert hobbyer og hjemlige oppgaver. Hvis mindre, blir livet kjedelig, og hvis mer, vil hjernen ikke kunne behandle hele spekteret av informasjon. Men det er Parets lov, ifølge hvilken 20% av innsatsen gir 80% av resultatet og omvendt. Valg av prioriteringer gjør at du kan fokusere på de aktivitetene som gir maksimal effekt.
En av de beste metodene for å velge prioriteringer er "Eisenhower-matrisen", som ble nevnt ovenfor i teksten. Ved å dele oppgavene dine, i henhold til deres betydning og haster, kan du enkelt bygge et hierarki ved å velge de mest relevante og effektive områdene.
motivasjon
Uten riktig motivasjon forsvinner ønsket om å jobbe og arbeidsproduktiviteten reduseres til et minimum. Tidsleder må kunne inspirere seg selv og andre. En utmerket metode for motivasjon er "Forankringsprinsippet". Det innebærer en viss ros for ytelsen til en bestemt oppgave.
For eksempel liker en skolegutt å spille konsollen, men ikke å gjøre lekser. Foreldre kan signere en kontrakt med ham som for lekser, vil han få muligheten til å spille. Gradvis vil barnet bli vant til det faktum at spillet etterfølges av leksjoner, og derved utvikle en slags refleks. På samme måte kan du gjøre i tilfelle selvmotivasjon.
delegasjon
Evnen til å delegere (overføre) sine oppgaver til andre, for å spare personlig tid, er en ekstremt nyttig ferdighet for enhver tidssjef. Å mestre ham er ikke så vanskelig. Det viktigste å huske 10 grunnleggende prinsipper for delegering:
- Gir utøveren den nødvendige støtten;
- Ansvar for resultatene av hans arbeid;
- Foreløpig informere om bestillingen;
- Involvering av utøveren i prosessen;
- En klar beskrivelse av forventet resultat;
- Formuleringen av normer og arbeidsregler;
- Motivasjon av utøveren, indikasjon på hans interesser;
- Utpekning av rettigheter og forpliktelser;
- Regelmessig overvåking ved gjennomføringstrinn;
- Forutsetning for mulig svikt og "retur" av autoritet.
Overholdelse av disse reglene bidrar til å unngå mange "fallgruver" av delegasjonen, og den farligste er behovet for å gjenopprette arbeid.
Emnet for delegering indirekte inkluderer evnen til å si "Nei". I tillegg til å lære å skifte det rutinemessige arbeidet til andre, er det tilrådelig å kunne nekte om de prøver å gjøre dette med deg.
Tidsstyringsmetoder
I tillegg til leksikonet fra relaterte områder har tidsstyring en unik terminologi, samt originale metoder. Først av alt er det verdt å merke seg konseptet "kronofag", hvor kampen bidrar til å spare mye tid. Kronofag betyr bokstavelig talt "tid-eater". Dette er alle vaner, situasjoner, og til og med folk som distrahere oss fra å gjøre virkelig viktige oppgaver. I motsetning til dette møtes de "tidsbevisere" som tvert imot bidrar til å redde denne verdifulle ressursen. Forresten, selv begrepet er laget - "bacillus of time management", som betyr optimalisering i tillegg til sin tid, og også den daglige rutinen til omgivende mennesker, inkludert familie, venner og ansatte, blir til en virkelig "tidsbehandler" for dem.
Fra tidsstyringsmetoden kalles de populære metodene "Tomatmetode", "Froskemetode", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" og mange andre. et al.
Tomatmetode
I tillegg til evnen til å jobbe, er det svært viktig å lære og å slappe av. Men balansen mellom belastning og gjenoppretting er ikke alltid mulig å oppnå. Dette er fulle av utviklingen av tretthet. En genial student fra Italia, Francesco Cirillo, foreslo en opprinnelig tilnærming kalt "Pomodoro-metoden". Det består i å bryte opp arbeidet i 25-minutters intervaller, som alternerer med tre minutters hvileperioder - "tomater". Etter fire slike sykluser tas en 15-30 minutters pause. Denne metoden lar deg opprettholde ytelse og entusiasme lenger.
Grodemetode
I Europa er det uttrykket "Spis en frosk til frokost." Det betyr følgende. Hvis du utfører det mest ubehagelige arbeidet om morgenen, blir frosken så resten av dagen fylt med positive følelser. Denne tidsstyringsmetoden er rettet mot å redusere stress, normalisere den følelsesmessige bakgrunnen og en psykologisk lettelse av en person.
Elephant metode
Under "elefanten" i tidshåndtering innebærer en stor og ubehagelig oppgave. For å utføre en slik oppgave, til å begynne med, bør den deles i deltakere, det vil si - "Skjær elefanten inn i steker." For eksempel, hvis det er nødvendig å utføre reparasjoner i en leilighet, kan en "elefant" deles inn i et kjøkken, bad, balkong, stue, soverom. De, i sin tur, "splittes" på venstre eller høyre side, etc.
Sveitsisk ostemetode
En annen teknikk for å bekjempe "elefantene", men denne gangen, uten streng ordenlighet. Hvis noen står overfor en stor oppgave, uten å vite hvilken side som skal "nærme seg" henne fra, burde hun lære av en mus som gnager stykker ost i tilfeldig rekkefølge. Oksen "tiner" på øynene, og blir til en oppgave som er i samsvar med evnen til utøveren.
Tidshåndtering omfatter mange sammenhengende områder. Det er ikke mulig å mestre hele arsenalen av hans metoder, men alle kan implementere minst noen av prinsippene for slik ledelse i deres liv. Hvis du gjør dette uten fanatisme, uten å slå deg inn i en robot, vil en slik øvelse være gunstig, noe som alltid hjelper deg med å finne tid til jobb, personlig liv og selvutvikling.
